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- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Sortierung in den Spalten

Auf den Seiten ,    ,  und werden die Informationen jeweils in Listen übersichtlich dargestellt. Wie Sie die Spalten für die Listen auswählen, finden Sie im Kapitel Bildschirm Anzeige\Spalten wählen. Sie bestimmen also zunächst im Menue Anzeige, welche Spalten angezeigt werden sollen. Sie legen dabei auch die Reihenfolge der Spalten in der Bildschirm Anzeige fest. Jetzt geht es darum, die Adressen auf der Seite , die Personen auf der Seite und die Berichte auf der Seite    zu sortieren, d.h. welche Adressen, Personen und Berichte zuerst aufgeführt werden sollen. Sie bestimmen selbst, ob Sie z.B. die Adressen nach dem Namen oder nach dem Ort oder der Telefon-Nr. sortieren. Da es bei diesen Einstellungen nur um die jeweilige Anzeige geht, brauchen Sie hier keine Administratorrechte und können die Einstellung auch jederzeit ändern. 

Sortierung von Adressen

Auf der Seite erscheinen oft sehr viele Adressen. Diese müssen sortiert werden. Dazu gehen Sie  im Menue Anzeige zu \Suchen\Sortierung. 

 Sie sehen dann das folgende Fenster:

Im linken Feld finden Sie die verschiedenen Spalten, die Sie für das Sortieren Ihrer Adressen auswählen können. Im rechten Feld stehen die Spalten, die ausgewählt wurden. Bei den Adressen sind die Firma und die Namen der Personen besonders wichtig. Diese beiden Spalten sind daher im obigen Bild für das Sortieren ausgesucht. Da Daten üblicherweise nach dem Alphabet beginnend mit A dargestellt werden, ist für die Sortierung Aufsteigend ausgewählt. Adressen, bei denen der Firmeneintrag leer ist, werden dabei zuerst aufgeführt. Siehe unten Aufsteigende und Absteigende Sortierung.

Wenn die geographische Sortierung wichtig ist, sucht man den "Ort" oder die "PLZ" aus.

Spalte zur Sortierung hinzufügen: Sie klicken im linken Feld den Namen der Spalte an, dann auf den Button "Hinzufügen".

Spalte aus der Sortierung entfernen: Sie klicken im rechten Feld die Spalte an, die entfernt werden soll, und anschließend auf den Button "Entfernen".

Reihenfolge der Sortierung ändern:  hed.dress.net sortiert zunächst die Daten nach der obersten Auswahl. Um die Reihenfolge der Sortierung zu ändern, klicken Sie im rechten Feld die Spalte an, die Sie verschieben möchten. Anschließend klicken Sie auf "Nach oben" oder "Nach unten". In der obigen Auswahl werden als erstes die Firmen alphabetisch sortiert und dann jeweils alphabetisch die Personen zu den Firmen. Da Leerfelder vor dem Alphabet erscheinen, werden Adressen mit leerem (d.h. ohne) Firmeneintrag zuerst aufgeführt. 

Die jeweiligen Änderungen müssen Sie mit "Speichern" bestätigen.

Aufsteigende und Absteigende Sortierung: Aufsteigende Sortierung beginnt mit "a" und endet mit "z". Absteigende Sortierung beginnt Z und endet mit A. Zahlen werden - ebenfalls aufsteigend oder absteigend - vor "A" aufgeführt, die Firma "8com" also vor "Acom". Vor den Zahlen werden noch Sonderzeichen wie "!" aufgeführt und davor noch die Leer-Felder (ohne Eintrag). 

Bei "ASC" werden Firmen also in folgender Reihenfolge aufgelistet:

1. Kein Firmen-Eintrag (Leerfeld), z.B. Adresse einer Privatperson
2. Sonderzeichen, z.B. ! oder * am Anfang des Namens
3. Zahlen, z.B. 8 am Anfang des Firmennamens
4. Buchstaben a (Bsp: aBC) oder A (Bsp: Abel)
5. Das weitere Alphabet, jeweils getrennt nach großen und kleinen Buchstaben.
6. Umlaute werden behandelt wie der Grundlaut, also ö wie o.

Anmerkung: Wenn Sie auf der Suchseite  in das Feld Firma einen Text eingeben, dann wird nach diesem Text in den Feldern Firma UND Firma 2 gesucht.

Um "Aufsteigende Sortierung" oder "Absteigende Sortierung" zu wählen, klicken Sie im rechten Feld auf die ausgewählte Spalte, dann auf "Aufsteigend" bzw. "Absteigend" und dann auf "Speichern".

Sortierung mit mehreren Spalten

Bei Suchen\Sortierung" empfiehlt es sich den Namen der Firma und den Namen der Personen für das Sortieren auszuwählen. Sind mehrere Spalten für das Sortieren ausgewählt, sortiert hed.dress.net zuerst nach dem obersten Eintrag, im obigen Beispiel also zunächst die Firmen-Namen in aufsteigender Ordnung. Wenn sich dabei mehrere gleiche Einträge in der 1. Spalte ergeben, sortiert hed.dress.net anschließend nach der 2. Spalte. Im obigen Beispiel werden also im 2.Schritt die bei den Firmen eingetragenen Personen alphabetisch aufgeführt. Adressen, bei denen keine Firma eingetragen ist, haben alle in der 1. Sortierung ein Leerfeld. Leerfelder werden zuerst aufgelistet. Mit der 2. Sortierung - nach Namen - werden die Personen dann alphabetisch jeweils bei den zugehörigen Firmen geordnet.

Gewöhnlich reicht das Sortieren mit zwei Spalten aus, um die gesuchte Adresse zu finden. Da jede Sortierung Zeit in Anspruch nimmt, sollte man überflüssige Sortier-Angaben vermeiden.

Tip: Die so eingestellte Sortierung wird verwendet, wenn hed.dress.net die Daten in die Liste aufnimmt. Also z.B. wenn Sie eine Suche durchführen. Sie können diese Sortierung jederzeit ändern, in dem Sie in der Liste auf einen Spaltentitel klicken. Die Liste wird dann einmalig aufsteigend oder (2. Klick) absteigend nach dieser Spalte sortiert. Diese Art der Sortierung wird nicht gespeichert. Wenn Sie also eine neue Suche durchführen, wird wieder nach der ursprünglichen Sortierung sortiert.

Sortierung von Personen und Berichten

Auf den Personen-Seiten empfiehlt sich eine Sortierung nach dem Alphabet, auf den Berichte-Seiten eine Sortierung nach dem Datum. Um die Sortierung auszuwählen, gehen Sie auf Anzeige\Personen\Sortierung bzw.  \Berichte\Sortierung. Das weitere Vorgehen ist wie bei den Adressen.  Solange bei einer Adresse nur wenige Personen und Berichte eingetragen sind, ist bei den Personen und Berichten die Sortierung nicht so wichtig.

Sortierung von Emails

Emails sollten nach dem Datum sortiert werden. Da beim Öffnen der Seite die erste Email oben ausgewählt wird, sollte man Absteigend nach dem Datum sortieren. Dann wird automatisch die neueste Email bei der Anwahl der Seite angezeigt.

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