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- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Import

Die Import-Funktion hat den Zweck, Ihre mit einem anderen Adressprogramm erfassten Daten nach hed.dress.net zu importieren.

Diese Daten müssen dazu in einer komma-getrennten Textdatei vorliegen. Als Trennzeichen wird in Deutschland üblicherweise das Semikolon verwendet. Die Datei würde also richtig Semikolon-getrennte Textdatei heißen. Welches Zeichen verwendet wird, hängt von den Landeseinstellungen Ihres Rechners ab. Die Bezeichnung "Komma-getrennt" beruht darauf, dass bei amerikanischen Einstellungen als Trennzeichen das Komma verwendet wird. 

In der ersten Zeile stehen - durch Semikolon getrennt - die Feldnamen.

In den folgenden Zeilen stehen die Adressen, eine Zeile pro Adresse. Zeilenumbrüche in den Daten einer Adresse sind nicht zulässig. Gegebenenfalls müssen Sie die Datei entsprechend bearbeiten. Dazu eignet sich das Programm Notepad. In Notepad sollten Sie den automatischen Zeilenumbruch abstellen. Jede Zeile muss die genau gleiche Anzahl an Feldern haben. Wenn im Feldtext ein Semikolon steht, dann muss dieses Feld von " (Anführungszeichen) umgeben sein.

Fast jede Software bietet die Möglichkeit, Daten als Komma-getrennte Textdatei zu exportieren. Dabei wird dann auch automatisch das richtige Trennzeichen benutzt.

Zum Import wählen Sie im Menü Datei die Funktion Import. Es öffnet sich das Import Fenster. Benutzen Sie den Button Importdatei auswählen und öffnen Sie Ihre Datei mit den Adressdaten. Links im Fenster sehen Sie ein Übersicht über die Felder, die in Ihrer Textdatei gefunden wurden. 

Sie müssen nun diesen Feldern die entsprechenden Felder von hed.dress.net zuordnen. Das geht so:

1. Sie wählen ein Feld in der linken Liste aus:    

2. Sie wählen das entsprechende hed.dress.net-Feld in der Combobox "hed.dress.net-Feld" aus.

3. Sie clicken auf Hinzufügen.

Wenn Sie ein hed.dress.net-Feld ausgewählt haben, das in hed.dress.net durch eine Combobox dargestellt wird, z.B. "Adress.Branche", dann müssen Sie entschieden, ob die Liste hinter der Combobox um die neuen Einträge erweitert werden soll. Ohne diese Erweiterung werden nur Feld-Werte aufgenommen, zu denen in der Liste schon ein passender (= genau gleicher!) Eintrag existiert.

Die so erstellten Importeinstellungen sollten Sie mit dem Button "Einstellungen speichern" sichern. Sie können diese Einstellungen später wieder laden, bearbeiten und benutzen.

Bevor Sie den Import starten, sollten Sie festlegen, wie mit Dubletten verfahren werden soll. Das ist wichtig. Einmal importierte Adressen lassen sich nur schwer wieder aus der Datenbank entfernen. Lesen sie dazu:

Dublettenerkennung beim Import

Mit dem Button "Import" starten Sie den Import. Bei sehr vielen Adressen kann das eine Weile (etliche Minuten) dauern. Wenn hed.dress.net mit dem Import fertig ist, wird ausgegeben, wie viele Adressen importiert wurden und wie viele Adressen nicht importiert werden konnten.

Die nicht importierbaren Zeilen werden in eine Datei Error.CSV geschrieben. Dazu wird eine Datei Comment.TXT erstellt. In Comment.TXT steht zu jeder Zeile, die nicht importiert werden konnte eine Erklärung, woran der Import der Zeile gescheitert ist.

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