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- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Suchen und Finden

Sie werden diese Funktion aus zwei Gründen benutzen. Einmal geht es darum, möglichst schnell eine bestimmte Adresse zu finden, z.B. einen Anrufer. Zum anderen geht es darum, Adressen nach bestimmten Eigenschaften aufzulisten, um sie gezielt zu bearbeiten, zu exportieren oder zu drucken.

Beim Start zeigt hed.dress.net Ihnen die Seite Suchen&Finden. Beim Arbeiten mit hed.dress.net  kommen Sie mit einem Click auf  dorthin. Wenn Sie beim Start das Passwort mit der "Enter" Taste bestätigen, listet hed.dress.net alle Adressen auf, auf die Sie Zugriffsrechte haben. Benutzen Sie bei der Passwortabfrage die Maus, zeigt  hed.dress.net ein leeres Listenfeld.

1. Adressen suchen und auflisten:   

Sie geben auf der Seite   in das obere Feld so viele Adress-Daten ein, wie Sie zum Finden benötigen, z.B. die ersten Buchstaben der Firma, den Ort, wo die Firma ihren Sitz hat, oder einige Ziffern der Postleitzahl. Es macht keinen Unterschied, ob Sie große oder kleine Buchstaben eingeben. Umlaute werden wie die entsprechenden Vokale aufgelistet. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie der Firmenname beginnt, geben Sie einfach eine Ihnen bekannte Buchstabenfolge ein und davor ein Sternchen *. *Müller findet auch die Firma "Elektro Müller". Ebenso geben Sie hinter den Umlaut  ein * ein, wenn Sie nicht wissen, ob statt des Umlauts ein e eingetragen wurde. "Mü*ller" findet die Namen "Müller" und "Mueller". Leerzeichen behandelt hed.dress.net wie Buchstaben. Daran sollten Sie denken, wenn Sie beim Suchen eine Telefon-Nr. eingeben. Auch hier sollten Sie einen Stern* eintragen und dann eine geschlossene Ziffernfolge eingeben. "*43331" findet "0201 843331" und "+4920184331"

Nach Ihrer Eingabe klicken Sie auf den Button  .  hed.dress.net stellt Ihnen die Adressen zusammen, auf die Ihre Angaben zutreffen.

Zum Bild: In die Such-Felder habe ich "höpp" als Firmennamen eingegeben. Ich habe dann die Taste "Enter" gedrückt oder den Button angeklickt. Es wurde in der Datenbank die Firma Höpping Elektronik Design gefunden und Paul Höpping als Hauptperson.

Wenn Sie eine Firma suchen, die mit a beginnt, erhalten Sie alle Firmen, die entweder in der 1. Firmenzeile oder in der 2. Firmenzeile mit a oder A beginnen. Da in  nur die 1. Firmenzeile erscheint, sehen Sie in der Liste zuerst die Firmen, die in der 1. Zeile keinen Eintrag haben. Wenn Sie beim "Architekturbüro Herr Konrad Müller" die 1. Adressenzeile freigelassen haben, erscheint bei der Suche nach "a" zuerst diese Firma mit einer leeren 1. Firmenzeile. Die weiteren Firmen werden dann alphabetisch mit der 1. Firmenzeile aufgelistet.

Mit diesem Button kommen Sie zur erweiterten Suche, und zwar zunächst zu einer Adressen-Seite mit weiteren Such-Feldern. Die erweiterte Suche sieht so aus:

Sie benötigen die erweiterte Suche,  wenn Sie einen bestimmten Kunden suchen, den Sie mit der Allgemeinen Seite  nicht finden. Soweit Ihnen die obige Adressenseite der Erweiterten Suche nicht hilft, gehen Sie von dort mit der Button-Leiste zu den weiteren Seiten der erweiterten Suche. Ihre Such-Eingaben sehen Sie im unteren Info-Feld.  Wenn Sie in diesem Info-Feld eine Suchangabe markieren, können Sie sie mit wieder löschen. Sie können die logische Verknüpfung in dieser Box  auswählen. Wenn Sie die logische Verknüpfung "und nicht" haben wollen, markieren Sie die entsprechende Eingabe und clicken dann auf den Button  . 

Sollten Sie Beschriftungen nicht lesen können, weil sie durch Buttons verdeckt sind, stellen Sie rechts oben das "volle Bild" ein.

Wenn Sie dieselben Suchkriterien wieder verwenden wollen, speichern sie und öffnen sie dann mit diesen Buttons. Unten links sehen Sie den Button für die komplexe Suche. Wenn Sie z. B. aus der Adress-Art sowohl die Kunden wie die Interessenten auflisten wollen, speichern Sie jede der beiden Sucheingaben und öffnen den zweiten Speicherort mit dem Button der komplexen Suche.

Die Sucheingaben schließen Sie mit dem Button ab. Sie sehen dann auf der Seite die Adressen aufgelistet, auf die die Sucheingaben zutreffen. Wenn Sie die Suche abbrechen wollen, kommen Sie mit diesem Button zurück.

Die Adressen-Listen, die Sie so aufstellen, können Sie exportieren und ausdrucken. Hilfe finden Sie in den Kapiteln Adressen drucken und hed.dress.net Daten exportieren.

2. Liste von Adressen

Als Ergebnis Ihrer Suche erhalten Sie auf der Seite im "Grid" (=Gitter-Steuerelement) eine Liste. Sie kann enthalten: 

• keine Adressen: Es ist keine Adresse gespeichert, auf die Ihre Angaben zutreffen. Reduzieren oder ändern Sie Ihre Angaben. Beginnen Sie Ihre Angaben mit * und geben dann eine zutreffende Buchstaben- oder Ziffernfolge ein.
• eine Adresse: Genau eine Adresse mit den Suchkriterien ist vorhanden. Wenn mit dieser Adresse mehrere Personen verknüpft sind, kann diese Adresse mehrfach aufgeführt sein. Sie können das ändern, indem Sie unten das Feld "nur Adresse und Hauptperson" anklicken.
• mehrere Adressen: Ihre Suchangaben waren so, dass sie auf mehrere Adressen zutreffen.
• alle Adressen: Sie haben, ohne Such-Eingaben zu machen, auf "Suchen" geklickt. Die Adressen-Angaben sind in Spalten aufgeteilt und (alphabetisch) sortiert. Um andere Spalten zu wählen oder die Sortierung zu ändern, lesen Sie unten  "4. Sortierung der Adressen". Erscheinen die Adressen unsortiert, so haben Sie die Einstellungen\Bildschirmanzeige\Spalten wählen und \Spalten sortieren noch nicht vorgenommen.

Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Such-Angaben so kurz machen, dass zwar mehrere Adressen angezeigt werden, die Liste aber noch übersichtlich ist. Gewöhnlich gebe ich die drei Anfangsbuchstaben der Firma oder einer Person ein. Wenn dann zu viele Adressen gezeigt werden, füge ich weitere Suchkriterien hinzu. Adressen werden nur gefunden, wenn alle Such-Kriterien zutreffen. Das bedeutet, bei Schreibfehlern wird die Adresse nicht gefunden. Meine Firma finden Sie z.B. auch, wenn Sie *pping eingeben. "Ö" wird wie "O" behandelt. Wenn Sie statt "oe" ein "ö" eingeben - oder umgekehrt, findet  hed.dress.net die Adresse nicht. 

Es werden in der Spalte Firma auch die Firmen aufgelistet, bei denen die Suchangaben nur auf die 2. Adressenzeile zutreffen. Es ist einfacher, eine größere Liste zu reduzieren, als Adressen nicht zu finden.

Wenn Sie bei Ihrer Suche mehrere Adressen gefunden haben und nicht wissen, welche die richtige ist, lassen Sie sich eine der Adressen anzeigen. Das geht mit einem Doppelclick auf die markierte Adresse oder mit einem Click auf . Sie können auf der Adressen-Seite unten rechts mit den Pfeilen die gefundenen Adressen durchblättern. 

Wenn Sie bestimmte Adressen bearbeiten wollen, z.B. alle Kunden im Raum Essen, geben Sie die Suchkriterien ein. hed.dress.net listet diese Kunden auf. Auch dabei öffnen Sie die 1. Adresse und blättern dann mit den Pfeil-Buttons durch die Liste. Wenn Sie dann zur Seite zurückgehen, sehen Sie dort noch Ihre alte Liste. Um die Liste zu aktualisieren, müssen Sie eine neue Suche eingeben.

Wenn Sie mit mehreren Such-Eingaben bestimmte Adressen herausfiltern wollen, nehmen Sie die erweiterte Suche und die dortige Leiste. Hilfe dazu finden Sie oben unter 1. Adressen suchen und auflisten.

3. Verknüpfung von Personen mit Adressen

zeigt Ihnen Adressen und Personen an. Eine Adresse ist für  hed.dress.net ein geographischer Ort, auch wenn Sie die Felder für Ort und Straße leer lassen. Zu jeder Adresse legt  hed.dress.net in der Datenbank eine Person an, auch wenn es sich um eine Person mit Leerfeldern handelt. 

Ist eine Firma (Adresse) mehrfach mit verschiedenen Personen aufgelistet, haben Sie im Feld unter der Suchliste    angeklickt. Wenn Sie die Eintragung geändert haben, müssen Sie erneut auf klicken, damit sich die Anzeige ändert. 

4. Sortierung der Adressen

Die Liste, die Sie beim Suchen erhalten, können Sie nach Ihren Wünschen zusammenstellen und sortieren. 

Die Adressen-Angaben sind in Spalten dargestellt und (alphabetisch) sortiert, und zwar Leerfelder zuerst, dann Sonderzeichen, dann Zahlen und dann die Buchstaben, kleine Buchstaben zuerst. Um andere Spalten zu wählen oder die Sortierung zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das  große Listen-Feld (Grid = Gitter-Steuerelement). Oder Sie wählen in der Menueleiste "Anzeige" und  klicken dann auf "Suchen\Spalten wählen" bzw. "Suchen\Sortierung". Hilfe finden Sie im Kapitel Einstellungen\Bildschirm-Anzeige\Spalten wählen oder \Sortierung in den Spalten. 

5. Such-Ergebnis

Wenn Sie die gesuchte Adresse oder Person gefunden haben, klicken Sie in der oberen Leiste auf  , auf oder auf . Die Adresse wird dann geöffnet. Sie können auch mit einem Doppelklick auf eine aufgelistete Adresse zur Adressen-Seite wechseln.

Wenn eine Adresse noch nicht eingetragen ist, legen Sie sie neu an. Dazu klicken Sie auf den Button und tragen die Adresse ein. Hinweis: Der blaue Stern in einem Bild bedeutet immer, dass mit diesem Button etwas neu erzeugt wird, eine neue Adresse, eine neue Person oder ein neuer Bericht.

Wenn Sie dabei Adressen angelegt haben, ohne sie auszufüllen, sollten Sie diese Leer-Adressen wieder löschen. Dazu gehen Sie auf die Adress-Seite und clicken dort auf . Da  hed.dress.net automatisch zu jeder Adresse eine Person anlegt, können Sie die folgende Anfrage bejahen.

Wenn Sie eine Person nicht finden können und neu aufnehmen wollen, muss zunächst die dazu gehörende Adresse ausgewählt oder neu angelegt werden. Das gilt selbst dann, wenn Sie nur den Namen der Person und sonst nichts weiter eintragen wollen. hed.dress.net verknüpft jede Person mit einer Adresse, auch wenn die Adresse aus Leerfeldern besteht.

Wenn Sie mit der Maus auf einen Button zeigen, erscheint bei den meisten Buttons eine kleine Erklärung (= engl. Tooltip) auf einem gelben Hintergrund. 

6. andere Optionen auf der Seite Suchen & Finden

Auf der Adressen-Seite können Sie jeder Adresse einen Status geben. Auch dafür können Sie sich die Adressen auflisten lassen. Sie finden die Status-Felder auf der Adressen-Seite rechts unten, wenn Sie auf den Button "Mehr Felder" klicken.

	Mit diesem Button kommen Sie zum Geburtstags-Kalender. Ebenso kommen Sie im Menü Kontakte dorthin. Hilfe zum Geburtskalender finden Sie im Kapitel Arbeiten mit hed.dress.net/Geburtstagskalender.
	Das ist der Button für die erweiterte Suche mit zahlreichen Suchmöglichkeiten
	Mit diesem Button können Sie eine neue Adresse anlegen.
	Mit diesem Button öffnen Sie das Fenster Wiedervorlage. Hilfe dazu finden Sie im Kapitel Arbeiten mit hed.dress.net/Wiedervorlage.

Die Größe der Schrift ändern Sie im Menü Anzeige\Allgemein. Die Breite der Spalten ändern Sie im Spalten-Kopf durch Ziehen  mit der linken Maustaste. Die Bildschirm-Größe können Sie - wie üblich -rechts oben auf Vollbild stellen. Oder Sie ziehen den Rand des hed.dress.net- Fensters mit der linken Maustaste nach außen oder innen. Bei großer Schrift, sollten Sie die große Bildschirm-Anzeige wählen. Hilfe finden Sie im Kapitel Bildschirm-Anzeige.

Adresse erzeugen und ändern   Person neu erzeugen oder ändern   Bericht neu erzeugen oder ändern   Drucken   Export in Textdatei für Import in Outlook   Einstellungen   

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