Adressverwaltung

Kontaktmanagement

CRM

Kundenverwaltung

- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Wiedervorlage

Zielsetzung

Die Wiedervorlage-Funktion kann Ihren Terminkalender ersetzen. Mit ihr können Sie sich oder einen Mitarbeiter an einen künftigen Termin oder eine Aufgabe erinnern. 

Beispiel: Sie haben einem Interessenten Ihr Werbematerial geschickt. Um den Verkauf zu fördern, soll der Interessent nach einiger Zeit angerufen werden. Damit Sie das nicht vergessen, erzeugen Sie eine Wiedervorlage. In diesem Fall würden Sie eine einmalige Wiedervorlage eintragen und sie allen Benutzern oder der Verkauf-Benutzergruppe zuordnen.

Beispiel: Sie wollen an den Hochzeitstag Ihrer Eltern erinnert werden. Bei beiden Eltern haben Sie Geburtstage eingetragen. Als weitere Termin-Erinnerung benutzen Sie die Wiedervorlage-Funktion. In das Info-Feld auf der Wiedervorlage-Seite schreiben Sie den Grund für die Wiedervorlage der Adresse.

Neue Wiedervorlagen erzeugen

Um eine Wiedervorlage (Frist) für eine bestimmte Adresse einzutragen, rufen Sie zunächst auf der Seite diese Adresse mit der Suchfunktion oder mit auf. Öffnen Sie dann die Adresse auf der -Seite oder auf der -Seite. Klicken Sie dort auf den Button . Das Fenster "hed.dress.net-Wiedervorlage" öffnet sich und eine neue Wiedervorlage ist erzeugt, zunächst mit dem heutigen Datum. 

Haben Sie das Wiedervorlage-Fenster bereits geöffnet und clicken Sie dann auf den Button , so erzeugen Sie eine anonyme Wiedervorlage, die keiner Adresse zugeordnet ist. Das bietet sich an, wenn Sie z.B. an den TÜV für Ihr Auto oder das Bestellen von Heizöl im Sommer erinnert werden wollen.

Zunächst entscheiden Sie, welche Spalten Sie im Listenfeld (Gitter-Steuerelement;Grid) angezeigt haben wollen. Dazu clicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Spalten-Köpfe und dann auf "Spalten wählen". 

Mit dem Click auf wurde automatisch eine neue Wiedervorlage erzeugt. Sie wird in der unteren Hälfte des Fensters angezeigt. Sie müssen diese neue Wiedervorlage mit sinnvollem Inhalt füllen, insbesondere müssen Sie das Datum eingeben, auch sollten Sie im Info-Feld eintragen, was zu erledigen ist. Sie haben folgende Eintragungs-Möglichkeiten:

• Bei Info geben Sie die Sache ein, an die Sie erinnert werden wollen.
• Bei Wichtigkeit stehen 5 Stufen zur Auswahl.
• Vorlagetyp: Es kann sich um eine einmalige, tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährlich wiederkehrende Wiedervorlage handeln.
• Datum: Geben Sie das Datum ein, an dem Sie an die Adresse erinnert und die Wiedervorlage präsentiert bekommen möchten.
• Der Administrator entscheidet mit diesem Button , dass die eingetragenen Wiedervorlagen nicht allen Benutzern angezeigt werden, sondern dass jeder Benutzer nur seine Wiedervorlagen bzw. die seiner Gruppe sehen kann. Hat der Administrator diese Einstellung gewählt, wird das Kästchen   nur noch Administratoren gezeigt.
• Sie ordnen die Wiedervorlagen jeweils einem bestimmten Benutzer oder einer Benutzergruppe zu. Dazu wählen Sie unten auf der Seite den Benutzer oder die Benutzergruppe aus der Liste aus. Auch wenn generell wegen des Buttons nur jeder Benutzer seine eigenen Wiedervorlagen sieht, kann man das beim Eintrag für die einzelne Wiedervorlage ändern. Wenn man für eine Wiedervorlage weder einen Benutzer noch eine Benutzergruppe einträgt, bekommt jeder Benutzer die Wiedervorlage gezeigt. 
• Mit dem Häkchen oben auf der Seite bestimmen Sie jeweils, ob Sie alle Wiedervorlagen sehen wollen, auf die Sie zugreifen dürfen, oder nur Ihre eigenen Wiedervorlagen. 

Sie können für jede Adresse mehrere Wiedervorlagen eintragen. Sie gehen dazu jeweils auf die  -Seite oder die -Seite und klicken auf den Button .

Wiedervorlagen anzeigen

Öffnen der Wiedervorlage-Liste

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Wiedervorlage-Liste zu öffnen.

Auf der -Seite sehen Sie rechts dieses Kästchen.. In ihm wird die nächste Wiedervorlage für diese Adresse angezeigt wird. Mit einem Mausklick auf den Kasten kommen Sie zum Fenster Wiedervorlage.

Auf der Seite benutzen Sie den Button , um zur Wiedervorlage-Liste zu kommen.

Das Fenster  hed.dress.net-Wiedervorlage öffnet sich auch, wenn Sie im Menü Kontakte auf Wiedervorlage clicken. 

Mit dem Button  kommen Sie zwar auch von der Adressen- und von der Berichte-Seite zur Wiedervorlage-Liste. Da Sie damit automatisch eine neue Wiedervorlage erzeugt haben, müssten Sie diese neue Wiedervorlage -falls nicht gewünscht - wieder löschen. Zum Ansehen der Liste ist dieser Button daher nicht geeignet.

hed.dress.net-Wiedervorlage Fenster - obige Abbildung -

Hier können Sie in der linken Checkbox wählen, ob Sie nur Ihre Wiedervorlagen bis zum heutigen Datum oder auch die künftigen sehen wollen. 

In der mittleren Checkbox können Sie entscheiden, ob Sie auch die erledigten Wiedervorlagen sehen wollen oder nur die noch offenen. Diese Funktion ist wichtig, wenn versehentlich Wiedervorlagen als erledigt markiert wurden und Sie sich die Wiedervorlage noch einmal ansehen wollen. Im Regelfall sollten Sie diese Funktion nicht aktivieren, da die ältesten Wiedervorlagen zuerst angezeigt werden und Ihre Liste unübersichtlich würde.

Wenn Sie zur Benutzergruppe Administrator gehören, sehen Sie rechts  die Checkbox "Wiedervorlagen für alle Benutzer anzeigen". Damit können Sie sich alle Wiedervorlagen, also auch die für andere Benutzer und Benutzergruppen anzeigen lassen. Hat ein Administrator diese Box aktiviert, sind damit alle Wiedervorlage-Adressen für alle Benutzer freigegeben.

Wollen Sie Wiedervorlagen mit neuem Termin eintragen, müssen Sie die Adresse öffnen und den Button auf der -Seite oder der -Seite benutzen.

Wiedervorlage bearbeiten

Wenn Sie eine Adresse bearbeitet und damit die Wiedervorlage erledigt haben, öffnen Sie das Fenster hed.dress.net-Wiedervorlage auf der Adressen-Seite mit einem Mausklick auf das Wiedervorlagefenster. Oder Sie benutzen auf der Seite Suchen & Finden den Button . In der Wiedervorlageliste markieren Sie die Adresse, deren Wiedervorlage bearbeitet ist.

	Mit diesem Button wird eine Wiedervorlage als "erledigt" gekennzeichnet. Bei regelmäßigen Wiedervorlagen wird sie nach dem jeweiligen Zeitraum (Tag, Woche, Monat, Jahr) wieder vorgelegt.
	Mit diesem Button wird die Wiedervorlage aus der Datenbank gelöscht. Das Löschen ist wie alle anderen Datenbank-Operationen endgültig und kann nicht zurückgenommen werden.
	Mit diesem Button im Fenster "hed.dress.net-Wiedervorlage" können Sie eine neue anonyme Wiedervorlage erzeugen. Lesen Sie dazu oben "Neue Wiedervorlage erzeugen".

Wenn Sie auf den Button geklickt haben, ist die "Wiedervorlage" nicht gelöscht. Sie sehen die Adresse allerdings nur noch, wenn Sie oben  in der mittleren Checkbox ein Häkchen machen, dass Ihnen auch die erledigten Wiedervorlagen angezeigt werden. Soll eine Wiedervorlage endgültig gelöscht werden, müssen Sie den Button benutzen.

Haben Sie versehentlich eine Wiedervorlage als erledigt bezeichnet oder gelöscht, öffnen Sie die zugehörige -Seite oder die -Seite und erzeugen Sie - wie oben beschrieben - die Wiedervorlage neu. 

Automatische Erinnerung

Von Ihrem Arbeitsstil hängt es ab, wann Sie sich die Wiedervorlagen anzeigen lassen. So können Sie - wie bei Ihrem Terminkalender - morgens als erstes Ihre jeweiligen Wiedervorlagen (Termine, Fristen) durchsehen, wenn Sie hed.dress.net starten.

hed.dress.net bietet dafür die automatische Erinnerung an. Dabei wird jedes Mal, wenn hed.dress.net gestartet wird, in der Datenbank nach aktuellen Wiedervorlagen gesucht. Wenn eine solche Wiedervorlage gefunden wird, öffnet sich das Fenster Wiedervorlage automatisch. Gezeigt werden die Wiedervorlagen so, wie Sie es in den Checkboxen eingestellt haben, die ältesten Wiedervorlagen zuerst. Sie sollten sich daher bei der Automatischen Erinnerung keine erledigten Wiedervorlagen anzeigen lassen.

Zur Automatischen Erinnerung kommen Sie im Menü Anzeige mit Allgemein\Wiedervorlage beim Programmstart anzeigen.

Arbeiten mit hed.dress   Adresse erzeugen und bearbeiten   

hed.dress.net 2012 - Adressverwaltung, Kontaktmanagement und CRM