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- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Druckvorlagen bearbeiten

hed.dress.net benutzt zum Drucken die Seriendruck-Funktionen von Microsoft Word. Sie können das Aussehen der Ausdrucke selbst verändern. Das erfordert allerdings fortgeschrittene Word-Kenntnisse. Sie sollten mit den Seriendruck-Funktionen von Word gut vertraut sein. Wenn Sie sich das nicht selbst zutrauen, können wir nach Ihren Vorgaben Druckvorlagen erstellen. Für Mutige folgt die Beschreibung, wie Druckvorlagen bearbeitet werden können.

Der prinzipielle Ablauf ist:

1. hed.dress.net erstellt eine Semikolon-getrennte Textdatei mit den Daten der Adresse(n).
2. Word führt ein Seriendruck-Hauptdokument und diese Textdatei zu einem neuen Word-Dokument zusammen.

Zusammen mit hed.dress.net bekommen Sie eine ganze Reihe von unterschiedlichen Seriendruck-Hauptdokumenten für die unterschiedlichen Druckarten. Sie finden diese Dateien im folgende Verzeichnis:

<hed.dress.net-Verzeichnis>\PrintTemplates\German.

Im Falle einer Installation mit den vorgeschlagenen Standardeinstellungen handelt es sich um das Verzeichnis:

C:\Programme\hed.dress.net\PrintTemplates\German

Wenn Sie eine der Vorlagen verändern möchten, gehen Sie bitte so vor:

1. Benutzen Sie die Vorlage einmal. Also, wenn Sie z.B. das Aussehen der "AdressAkte" verändern möchten, dann nehmen Sie bitte hed.dress.net und benutzen Sie die Druckfunktionen um einen Ausdruck "AdressAkte" zu erzeugen. hed.dress.net wird eine Serienbrief-Datenquelle erzeugen, die Sie später brauchen werden.
   
2. Starten Sie Word und öffnen Sie die Druckvorlage, die Sie bearbeiten möchten. Im Falle von AdressAkte wäre das die Datei AdressAkte.DOC. Word wird in hektische Aktivität versetzt und mehrere Word-Fenster in schneller Abfolge öffnen und schließen. Warten Sie ab, bis Word fertig ist. Die zwischenzeitlich geöffneten Fenster werden automatisch geschlossen.
   
3. Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Vorstellungen. Tip: Mit der Tastenkombination "Alt-F9" können Sie die Anzeige der Seriendruckfelder und der Bedingungsfelder umschalten.
   
4. Wichtig: Bevor Sie Ihre Änderungen speichern müssen Sie unbedingt folgendes machen:
   - Öffnen Sie den Seriendruck-Manager mit dem Menübefehl "Extras\Seriendruck".
   - Clicken Sie auf "Hauptdokument", Button "Erstellen".
   - Clicken Sie auf "Standard-Word-Dokument wiederherstellen..."
   - Bestätigen Sie mit "Ja".
   - Clicken Sie auf "Hauptdokument", Button "Erstellen"
   - Clicken Sie auf "Katalog..."
   Hintergrund: Word speichert immer den Namen und den Pfad der zuletzt benutzten Datenquelle im Dokument. Zum Bearbeiten ist das recht nützlich. Bei der späteren Benutzung der Vorlage kann das aber zu Problemen führen. Mit den zuvor beschriebenen Schritten entfernen Sie diese Information aus dem Dokument.
5. Speichern Sie Ihre Arbeit unter einem neuen Namen ins gleiche Verzeichnis. Also z.B. unter dem Namen "MeineAkte.DOC" ins Verzeichnis C:\Programme\hed.dress.net\PrintTemplates\German.
   
6. Zu der Vorlage "AdressAkte.DOC" gibt es eine Datei "AdressAkte.SQL". Kopieren Sie diese Datei, so dass zu der neuen Vorlage eine gleichnamige .SQL-Datei entsteht. Also, wenn Sie Ihre Vorlage unter dem Namen "MeineAkte.DOC" gespeichert haben, dann muss es auch eine Datei "MeineAkte.SQL" geben.
   

Nun sollten Sie hed.dress.net neu starten. Sehen Sie sich das Menü "Datei\Drucken" an. Dort sollte es jetzt einen neuen Menüpunkt "MeineAkte" geben. Sie können Ihren selbstgemachten Druckreport jetzt testen.

Wenn Sie das obige Beispiel nachvollzogen haben, werden Sie feststellen, dass Ihr Druckreport "MeineAkte" weder die weiteren Personen einer Adresse noch die Berichte ausgibt. Lesen Sie weiter.

Detail-Reports bearbeiten

Die Ausgabe der weiteren Personen zu einer Adresse und der Berichte zu einer Adresse sind sogenannte Datei-Reports. Zu der Vorlage "AdressAkte.DOC" gibt es zwei weitere Dateien:

~AdressAkte0.doc        erzeugt Report "Weitere Personen zu dieser Adresse"
~AdressAkte1.doc        erzeugt Report "Berichte"

Kopieren Sie diese Dateien, so dass diese zwei Dateien entstehen:

~MeineAkte0.doc
~MeineAkte1.doc

Bearbeiten Sie die Dateien wie oben beschrieben. Bitte vergessen Sie Schritt 4.) nicht! Dabei werden Sie eine Fehlermeldung "ODBC-Fehler" mit dem Text "Anrede,(select..." oder etwas ähnlich kryptisches bekommen. Bestätigen Sie mit OK und fahren Sie einfach fort.

Testen Sie Ihren Report. Dabei braucht hed.dress.net nicht neu gestartet werden. Speichern Sie einfach Ihre Arbeit und schließen Sie Word.

Schlußbemerkung

Die Bearbeitung der Vorlagen erfordert wirklich fortgeschrittene Word-Kenntnisse. Wenn Ihnen das zu schwierig ist, können Sie auch von uns Ihre Wunschvorlage erstellen lassen.

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