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- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Export in Textdatei für Serienbriefe

Die hed.dress.net Datenbank kann in eine Textdatei exportiert werden, die als Datenquelle bei der Erstellung von Serienbriefen mit MS Word verwandt werden kann. 

Sie sind auf der Such-Seite: Es werden alle Adressen exportiert, die auf der Such-Seite angezeigt werden.

1. Führen Sie auf der Seite eine Suche durch nach den Adressen, die Sie exportieren wollen. Mit einer Adresse sind oft mehrere Personen verknüpft. Aktivieren Sie  auf der Such-Seite „Adresse und alle Personen anzeigen", damit diese Personen ebenfalls angezeigt werden. Für mehr Suchmöglichkeiten benutzen Sie die erweitere Suche.

2. Im Menü wählen Sie die Funktion Datei\Export\Textdatei für Serienbrief. Wählen Sie im Fenster Datei speichern unter einen Ordner aus und einen Dateinamen oder geben Sie den Namen einer neuen Datei an. Geben Sie der Datei die Erweiterung .CSV oder .TXT, welche spielt keine Rolle. Der Inhalt der Datei ist davon nicht betroffen. Im nächsten Fenster können Sie bei den exportierten Adressen einen Bericht erstellen, z.B. hat Serienbrief erhalten. Der Export ist damit abgeschlossen.

2.1 Sie können beim Export auch festlegen, welche Spalten exportiert werden sollen. Wenn keine Spalten ausgewählt wurden, werden alle Spalten exportiert. Wenn Sie Spalten für den Export auswählen, dann können Sie auch die Reihenfolge der Spalten und die Sortierung der Zeilen festlegen.

3. Für die Erstellung von Serienbriefen ziehen Sie bitte die Hilfe von Word zu Rate. Hier nur ganz kurz die wesentlichen Schritte. Die folgenden Screenshot wurden mit Word 2007 erstellt.

3.1. In der Tab-Seite Sendungen benutzen Sie den Button Seriendruck starten.

Benutzen Sie den Button Empfänger auswählen und dabei den Menüpunkt vorhandene Liste:

Dateiart Textdatei auswählen:

Dann wählen Sie die zuvor erzeugte Datei aus.Mit dem Button Seriendruckfeld einfügen erhalten Sie eine Liste der Felder in der CSV-Datei. Sie können ein Feld auswählen und an der aktuellen Schreibposition einfügen.

Bearbeiten Sie nun Ihr Seriendruck-Hauptdokument und fügen Sie an den passenden Stellen Felder aus der Datenquelle ein.

Wenn Sie fertig sind, können Sie mit dem Button Fertigstellen und zusammenführen und dem Menüpunkt Einzelne Dokumente bearbeiten aus dem Seriendruck-Hauptdokument und den Zeilen in der Datenquelle ein neues Word-Dokument erzeugen.

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