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- hed.dress.net 2013 - Handbuch -

Emailarchiv

hed.dress.net kann Emails archivieren und automatisch den Kontaktpersonen zuordnen. Details sind im Kapitel Arbeiten mit hed.dress.net\Emailarchiv beschrieben.

Eine der Möglichkeiten Emails nach hed.dress.net zu übertragen ist, diese Emails per Mail an hed.dress.net zu schicken. Bei ausgehenden Emails wird einfach eine bestimmte Email-Adresse als BCC angegeben. hed.dress.net bekommt dann eine Kopie der Email zugeschickt. Der Empfänger der Email merkt davon nichts.

Damit das funktioniert, muss bei hed.dress.net der Empfang von Emails eingerichtet werden.

Emailempfang einrichten

hed.dress.net benötigt eine eigene Emailadresse, die nur für das Emailarchiv von hed.dress.net verwendet wird. Sie könnten z.B. ein Emailkonto wie dieses einrichten: hed.dress.net@ihre-firma.de

Wenn Sie das gemacht haben, muss hed.dress.net so eingerichtet werden, dass es mit dieser Emailadresse Emails empfangen kann.

Der Assistent zur Einrichtung des Emailempfangs kann über das Menü aufgerufen werden: Einstellungen\Dokumente\Einstellungen Email-Archivierung.

Im nächsten Schritt werden die Zugangsdaten zum POP3 Emailkonto eingegeben:

Üblicherweise sind die Emailadresse und der POP3-Benutzername identisch. Es gibt allerdings Mailserver, bei denen das nicht der Fall ist.

Sie entscheiden, welche Emails in hed.dress.net archiviert werden. Darum akzeptiert hed.dress.net nur die Emails, die von einem der gültigen Absenderadressen kommt. Tragen Sie alle Emailadressen ein, die Sie oder Ihre Mitarbeiter zum Versenden von Emails benutzen.

Wenn Sie möchten, kann hed.dress.net die Emails automatisch abrufen. Der erste Abruf findet 2 Minuten nach dem Start der Software statt. Der Intervall für weitere Abrufe kann hier eingestellt werden.

Dateianhänge von Emails können ebenfalls archiviert werden. Dazu müssen Sie auf dieser Seite einen Speicherort angeben. Wenn Sie im Netzwerk arbeiten, sollte das sinnvollerweise ein Verzeichnis sein, dass allen Benutzern zur Verfügung steht. Der Speicherort muß bei allen Arbeitsplätzen eingestellt werden. Wenn Sie keinen Speicherort einstellen oder der Speicherort nicht verfügbar ist, werden die Emails ohne Anhänge archiviert.

Bevor die Einstellungen gespeichert werden, können Sie Ihre Eingaben in der Zusammenfassung prüfen.

Auf der letzten Seite werden alle Einstellungen nochmal aufgelistet. Wenn etwas nicht stimmt, können Sie mit dem Button Zurück zu der Seite zurückkehren und die Einstellungen korrigieren. Wenn alles stimmt klicken Sie auf Beenden. Dadurch werden die Einstellungen gespeichert.

Wenn alle Einstellungen gemacht sind, können Sie den Emailabruf testen. Zu diesem Zeitpunkt sollten noch keine Emails im Postfach sein, aber der Abruf an sich kann schon ausprobiert werden. Sie starten den Abruf über die Menüfunktion Datei\Emailarchiv\Emails abrufen.

Wenn Sie die Archivierung wirklich testen wollen, schreiben Sie einem Kollegen eine Email.Geben Sie dabei die für hed.dress.net eingerichtete Emailadresse als BCC an. Nachdem Sie die Email abschickt haben, warten Sie einge Minuten. Danach öffnen Sie den Emailabruf über das Menü: Datei\Emailarchiv\Emails abrufen. Starten Sie den Abruf. Es sollte eine Meldung kommen, dass eine Mail abgerufen wird.

Anschliessend sollten Sie diese Mail in hed.dress.net bei sich selbst und bei Ihrem Kollegen finden. Voraussetzung ist, dass Sie Ihre eigene Emailadresse und die Emailadresse des Kollegen in hed.dress.net erfasst haben.

Emails abrufen   

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