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- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Klassifizierung von Adressen

Die Seiten ,    und  haben Eingabefelder, bei denen Klassifizierungen vorgesehen sind.

Das folgende Bild zeigt einen Teil der Klassifizierungsfelder, die für Adressen zur Verfügung stehen:

Mit diesen Feldern gruppieren Sie Ihre Adressen nach bestimmten Eigenschaften. So können Sie damit Kunden auflisten, um sich am Jahresende zu bedanken, oder Sie können Ihre Mitschüler für einen Rundbrief auflisten. 

Dazu müssen Sie vor der Eingabe Ihrer Adressen entscheiden, welche Klassifizierungen gespeichert werden sollen. Zunächst entscheiden Sie, ob Sie die Namen der Felder übernehmen oder ob Sie die Felder umbenennen wollen. So könnten Sie das Feld "Kontakte" umbenennen in "Projekte". 

Die Liste, die in den Feldern zur Auswahl angeboten wird, kann von Ihnen selbst bearbeitet werden. Sie können einzelne Einträge ändern oder auch eine ganz neue Liste aufstellen.

Die Art der Klassifizierungen bestimmen Sie in hed.dress.net also selbst. Nach dem Download finden Sie Klassifizierungen und Listen vor. Es handelt sich dabei um Beispiele, wie ich sie verwende. Sie können das selbstverständlich ändern. Die Seite zeigt zunächst folgende Klassifizierungen und Listen:

• Adress-Art, z.B. Kunden, Lieferanten, Werbeträger, Dienstleister, Banken, Privat

• Kontakt, z.B. Telefon, Internet, Email, Brief, persönl. Bekanntschaft

• Firmengröße, z.B. 0, 10, 100, 9999

• Branche, z.B. Fabrikation, Großhandel, Beratung, Subunternehmer

• ABC Gruppierung: vorgesehen für Ihre eigenen Einteilungen.

• Interessen, z.B. Ihre verschiedenen Produkte

So gehen Sie vor, wenn Sie hed.dress.net an Ihre Bedürfnisse anpassen:

Um die Felder umzubenennen und so die Namen der Klassifizierungen zu ändern, benutzen Sie die rechte Maustaste. Sie klicken damit auf  das Feld, das geändert werden soll. Sie sehen dann in einem Fenster "Feld umbenennen". Von dort gelangen Sie zu dem Fenster, in dem Sie der jeweiligen Klassifizierung oder dem Textfeld einen neuen Namen zuweisen. Ebenso kommen Sie über das Menü Einstellungen\Datenbank\Datenbankfelder umbenennen zu dem Fenster für das Umbenennen. Dort sind alle Felder aufgelistet, die umbenannt werden können. Sie tragen den neuen Namen ein, klicken auf Umbenennen und dann auf Speichern. Felder, die mit zusätzlichen Features verbunden sind, können nicht umbenannt werden. Das sind auf der Adressen-Seite die Felder EMAIL und WWW und auch die Adresse selbst.

Zusätzlich hat hed.dress.net auf der Adress-Seite rechts weitere Felder in 5 Registerkarten: Status, Bankkonto, Kreditkarte, Freie Gruppe A und Freie Gruppe B. Die Checkbox-Felder auf der Seite Status sind ideal für Daten, die 2 Werte (Ja/Nein, Gut/Schlecht) annehmen können. Sie können diese Felder umbenennen. Felder mit Auswahllisten führen zu mehr Systematik bei den Adressen und beschleunigen die Eintragung.

Die Seiten Freie Gruppe A und B und die Felder auf diesen Seiten können beliebig umbenannt und für Ihre Zwecke eingesetzt werden. Zur Umbenennung der Seite klicken Sie mit der rechte Maustaste auf die Seite:

Bei der vorgeschlagenen  Klassifizierung Interesse sind zwei Felder vorgesehen, nämlich "Interesse1" und "Interesse2". Beide Felder greifen auf dieselbe Liste zu. Sie können daher hier zwei Eigenschaften in derselben Klassifizierung vergeben. Das empfiehlt sich, wenn ein Kunde sich z.B. für zwei verschiedene Produktlinien interessiert.

Die Listen für die Auswahlfelder (kleiner Pfeil rechts im Feld) haben den Sinn, Ihre Adressen z. B. für Serienbriefe zu sortieren. Hier sind einige Anregungen:

Sie haben verschiedene Produkte, für die Sie gesondert werben, vielleicht einen Turbo Toaster, für den regelmäßig Updates herauskommen. Bei Adress-Art haben Sie als Listenauswahl Lieferanten, Kunden, Repräsentanten, Mitarbeiter. Bei den "Interessen" haben Sie als Listenauswahl "Turbo-Toaster". Sie können dann Ihr Werbematerial allen Kunden zuschicken, bei denen als "Interesse" Turbo-Toaster angegeben ist. Zusätzlich können Sie Ihr Werbematerial mit passendem Begleitschreiben allen Repräsentanten zukommen lassen. Von der Seite gehen Sie zur Erweiterten Suche und wählen dort bei "Kunde" und bei Interesse "Turbo-Toaster" aus. Mit bekommen Sie dann eine Liste, in der alle Adressen aufgelistet sind, auf die beides zutrifft. Sie clicken dazu mit der Maus auf den jeweiligen Button oder Sie gehen mit der Tab-Taste zum Button und dann auf Return.

Oder: Sie wollen für den Turbo-Toaster bei Interessenten werben. Sie benötigen dann in der Listenauswahl bei Adress-Art auch "Interessenten". Da Sie Ihr teures Werbematerial nur bestimmten Interessenten zukommen lassen wollen, verwenden Sie die Klassifizierung "Kontakt", um flüchtige und ernsthafte Interessenten zu trennen. Sie tragen also bei Kontakt in die Listenauswahl "flüchtig" und "ernsthaft" ein. Sie könnten auch stattdessen bei "Kontakt" Jahreszahlen vorsehen. Damit sortieren Sie dann Interessenten danach, in welchem Jahr Sie zuletzt Kontakt hatten.

Wie Sie die Listen zusammenstellen, erkläre ich hier an der Klassifizierung "Adress-Art". Zuvor haben Sie entschieden, welchen Namen das Feld erhalten soll. Sie ändern also zunächst, wenn Sie das wünschen, den Namen der Klassifizierung, benennen das Feld um. Dann clicken Sie mit der rechten Maustaste in das Auswahlfeld und dann auf "Liste bearbeiten". Oder Sie klicken im Menü Einstellungen auf  Adressen-Klassifizierung\Adress-Art. Sie geben dann in das obere Feld den gewünschten Eintrag in die Liste ein und klicken auf Hinzufügen.

Ihre Liste für die Klassifizierung sollte nicht zu lang sein. Sie können zwar später Eigenschaften in der Liste löschen. Die zugehörigen Adressen sind danach ohne Eintrag in dieser Klassifizierung. Wollen Sie das vermeiden, müssen Sie zunächst bei den Adressen die Klassifizierung ändern. Sie können dazu die betroffenen Adressen auf der Seite zusammenstellen, indem Sie nach der Eigenschaft suchen, die Sie löschen wollen.

Sie können ohne weiteres später in den Listen die Eigenschaften umbenennen, wenn der bisherige Name nicht mehr passend erscheint. Sie haben z.B. die Adress-Art "Klassenkameraden". Später wollen Sie hier auch Studienfreunde aufnehmen. Sie klicken in das Auswahlfeld Adress-Art mit der rechten Maustaste oder sie klicken im Menü Einstellungen auf Adressen-Klassifizierung\Adress-Art. Sie wählen aus der Liste "Klassenkameraden" aus, überschreiben den Eintrag und klicken auf Ändern. Die Klassifizierung bei den Adressen bleibt bestehen, es hat sich lediglich ihr Name geändert.

Eintragungen im Menü Einstellungen kann nur vornehmen, wer Administrator-Rechte hat.

Sie wollen die Klassifizierungen sehen, wenn Sie Adressen suchen? Dazu benötigen Sie auf der Seite die entsprechenden Spalten in der Bildschirm-Anzeige. Sie klicken mit der rechten Maustaste in das Listenfeld  für die Spalten (Grid). Oder Sie klicken im Menü Anzeige auf Suchen\Spalten wählen und Suchen\Sortierung. Dort wählen Sie aus, welche Spalten aufgelistet werden und in welcher Reihenfolge. Hilfe finden Sie im Kapitel Bildschirm Anzeige\Spalten wählen und  Bildschirm Anzeige\Sortierung in den Spalten. Da hier nur die Anzeige geändert wird, kann das jeder Benutzer. 

Wenn Sie die Einstellungen ändern, wird die Bildschirmansicht auf die Grundeinstellung zurückgesetzt. Sie sollten also anschliessend die Darstellung der Spalten und die Sortierung in den Spalten neu bestimmen.

Klassifizierung von Personen

Für Personen sind ebenfalls Klassifizierungen vorgesehen. Zu den Listen für die Auswahlfelder (kleiner Pfeil rechts im Feld) kommen Sie im Menü Einstellungen unter Personen-Einstellungen oder Sie klicken auf der Seite mit der rechten Maustaste in das Listenfeld (Grid) . Auch hier können Sie die Eintragungen in den Listen frei bestimmen. Die Eintragungen erfolgen wie bei den Adressen-Klassifizierungen. 

Wenn Sie bei Personen eine 2. Email Anschrift eintragen wollen, benennen Sie auf der Personen-Seite das Feld "Textfeld 4" um in "Email2". Wenn Sie in dieses Feld einen Text mit @-Zeichen eingeben, erscheint automatisch der Button zum Aufruf Ihres Mail-Programmes (z.B.: Outlook).

Um auf der Personen-Seite die Spalten-Anzeige in der Liste zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Listenfeld; oder Sie gehen im Menü "Anzeige" auf "Personen\Spalten wählen" bzw. auf "Personen\Sortierung". 

Sie können diese Bildschirm-Anzeigen jederzeit ändern.

Klassifizierung von Berichten

Sie gehen dazu im Menü Einstellungen auf Berichte\Berichtsart. Die Klassifizierung Ihrer Berichte erleichtert Ihnen die Übersicht und die spätere Suche. Die Erläuterungen  zur Klassifizierung von Adressen gelten entsprechend.

Wenn Sie auf der Berichte-Seite andere Spalten im Listenfeld sehen wollen, gehen Sie im Menü Anzeige auf Berichte\Spalten wählen bzw. Berichte\Sortierung.

Im Menü Einstellungen\ Berichte\Einstellungen Datei anhängen bestimmen Sie, bis zu welcher Groesse Dateien an Berichte angehängt und bis zu welcher Größe sie verknüpft werden. Näheres dazu lesen Sie im Kapitel Berichte neu erzeugen und bearbeiten.

Einstellungen   Mandantenfähigkeit   Benutzerverwaltung   Länderkodes   

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