Mit Hilfe der Dublettenprüfung können doppelte Adressen in der Datenbank identifiziert werden. Das allerdings nicht trivial. Wirklich 100% gleiche, doppelte Adressen können nur durch einen Import entstehen, wenn die gleiche Datendatei mehrfach importiert wird. Beim Import gibt es einen Filter, der doppelte Adressen verhindert. Dieser Filter kann allerdings auch abgeschaltet werden und dann können mehrfache Importe zu Dubletten führen.

Manuell eingegebene Adressen sind praktisch nie 100% gleich sondern nur mehr oder weniger ähnlich. Da gibt es unterschiedliche Schreibweisen des Firmennamen (z.B. Höpping Elektronik Design oder HED) und Gewerbetreibende melden sich mal mit und ohne Firmenname. Bei den doppelten Adressen ist die Information oft auf beide Adressen verteilt. Bei einer Adresse könnte z.B. eine Faxnummer hinterlegt sein, während bei einer anderen Adresse die Emailadresse eingetragen ist.

Für weitere Verwirrung sorgen die deutschen Umlaute. Wenn Sie nach „Höpping" suchen, werden Sie „Hoepping" nicht finden und umgekehrt.

Die Dublettenprüfung von hed.dress.net basiert auf einem komplexen Algorithmus zur Bewertung der Ähnlichkeit von Adressen.

Dublettenprüfung öffnen

Benutzen Sie den Menüpunkt Kontakte\Dublettenprüfung:

Es öffnet sich das folgende Fenster:

Beim ersten Start ist die Liste leer, weil noch keine Dubletten gefunden wurden. Mit dem Button Prüfung starten können Sie die Suche nach Dubletten starten. Die gefundenen Dubletten werden in der Datenbank gespeichert. Folgende Einstellungen beeinflussen die Suche:

• Textähnlichkeit bewerten: Wenn Sie dieses Häkchenfeld aktivieren, werden Texte nicht einfach nur auf gleich/ungleich verglichen sondern es wird bewertet, wie ähnlich zwei Texte sind. Zwei Texte wie "Höpping" und "Hoepping" sind ungleich aber sehr ähnlich. Für Telefonnummern wird ein spezieller Algorithmus verwendet, der die unterschiedlichen, in Deutschland gebräuchlichen Schreibweisen für Telefonnummern berücksichtigt.
  
  Die Bewertung der Textähnlichkeit ist rechnerisch sehr aufwendig. Die Prüfung einer Datenbank mit vielen 1000 Adressen kann daher lange dauern. Eine Wiederholung der Prüfung ist aber nur nach erheblichen Änderungen am Datenbestand erforderlich. Nach dem Löschen von Adressen reicht es, wenn die Anzeige mit dem Refresh-Button aktualisiert wird.
   
• Empfindlichkeit: Beim Vergleich von Adressen wird die Gleichheit bestimmt. 100% ist völlig gleich und 0% ist völlig verschieden. Mit dieser Einstellung bestimmen Sie, ab welcher Übereinstimmung zwei Adressen als Dublette in die Liste der Dubletten eingetragen werden.

Gefundene Dubletten müssen manuell bearbeitet werden. Mit dem Adress- oder Personen-Button können Sie die Adressen bzw. Personen in hed.dress.net aufrufen. Das Fenster der Dublettenprüfung kann neben das normale Fenster von hed.dress.net geschoben werden. So können Sie die Adressen bearbeiten und das Fenster der Dublettenprüfung benutzen, um zwischen den Adressen zu navigieren.

Im einfachsten Falle können Sie einfach eine der beiden Adressen löschen. In den meisten Fällen werden Sie aber die unterschiedlichen Informationen aus beiden Adressen zusammenführen wollen. Sie sollten eine der beiden Adressen bearbeiten, so dass diese Adresse die vollständigen Informationen enthält. Danach löschen Sie die andere Adresse.

Denken Sie auch daran, dass zu Adressen Ansprechpartner, Berichte und Wiedervorlagen gespeichert sein können. Damit Emails zugeordnet werden können, müssen bei der verbleibenden Adresse alle Emailadressen, die jetzt oder früher verwendet wurden, eingetragen werden. Sie sollten die jeweils aktuelle Emailadresse in das Feld Email der Person eintragen. Alte Emailadressen sollten Sie in das Feld "Textfeld 4" auf der Personenseite eintragen. Mehrere Emailadressen können durch Komma getrennt eingetragen werden.

Mit dem Refresh-Button können Sie anschließend die Anzeige im Fenster Dublettenprüfung aktualisieren.