Berichte neu erzeugen und bearbeiten
Sie haben eine Adresse angelegt und verwenden jetzt hed.dress.net als kompetentes
Kontaktmanagement. Sie wollen festhalten, welche
Telefonate und Gespräche Sie geführt haben, was Sie versprochen und
ausgeführt haben. Dafür hat hed.dress.net
"Berichte" vorgesehen.
Wie schreibe ich einen neuen Bericht:
Ein Bericht gehört zu einer Adresse. Sie markieren daher auf der Seite
 die gewünschte Adresse. Oder Sie haben bereits eine Adresse geöffnet und sind
jetzt auf der Seite 
oder auf der Seite  . Sie klicken nun in der Button-Leiste auf  .
Es öffnet sich die Berichte-Seite. Dort klicken Sie auf das Formular
mit dem Stern:  .
hed.dress.net
verknüpft die Berichte mit Kontaktpersonen. Sie wählen jeweils für den
Bericht die
Kontaktperson aus. Es stehen die Personen zur Wahl, die zur betreffenden
Adresse gehören. Soweit die richtige Kontaktperson dort nicht aufgeführt
ist, legen Sie zunächst eine neue Person an. Wenn Sie zu einer Adresse
keine Person eingetragen haben, hat hed.dress.net
eine Leer-Person angelegt. Diese Person wird dann als Kontaktperson
vorgeschlagen.
Ihre Notizen tragen Sie in das Info-Feld ein. Das steht Ihnen zur
Verfügung, sobald Sie den Button mit dem Stern angeklickt haben. Den Text des Berichts fassen Sie so ab, wie es für Sie praktisch ist.
Sie können später nach einzelnen Worten des Textes suchen. Bsp: Es wird ein Gerät zurückgegeben. Sie hatten beim Verkauf die
Geräte-Nr. notiert. Sie klicken jetzt auf der Seite auf
den Button  .
Dort wählen sie in der Buttonleiste 
Berichte aus. Im Feld "Text im Info-Feld" geben Sie dann die Nummer ein.
hed.dress.net zeigt
Ihnen die Adresse an, in deren Berichten eine solche Nr. steht. Geben Sie
einen Teil der Nummer ein, werden alle Adressen aufgelistet, in deren
Berichten eine solcher Ziffernblock vorkommt.
Als zusätzliche Information speichert hed.dress.net
in den Berichten den Bearbeiter, der den Bericht erstellt hat und das Datum. Hier
wird das Speicherdatum für die Erzeugung des Berichtes und für die letzte
Änderung eingetragen. Weitere Daten (z.B. das Datum des Telefonats)
tragen Sie in das Textfeld ein.
Wie hänge ich eine andere Datei an einen Bericht an oder wie verknüpfe ich
sie:
| Auf der Berichte-Seite rechts unten finden Sie die Buttons
zum Anhängen von Dateien an Berichte. Sie clicken auf das Blatt Papier.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die anzuhängende Datei
aussuchen. Anschließend clicken Sie auf "einfügen". Sie können statt
dessen auch eine Datei mit einem Bericht verknüpfen. Das funktioniert
genauso. Da angehängte Dateien nicht zu groß sein sollen, bestimmen
Sie zunächst in Einstellungen die maximale Größe für das
Anhängen von Dateien. Bei Verknüpfungen ist die Größe nicht wichtig.
Auf verknüpfte Dateien wird nur verwiesen, sie werden nicht Inhalt
der hed.dress.net
Datenbank. |
 |
Wenn Sie eine Datei anhängen, ist sie in den Bericht aufgenommen. Im
rechten Fenster sehen Sie den Namen der Datei. Wenn Sie eine Datei statt
dessen verknüpfen, bleibt sie an ihrem bisherigen Ort. Sie sehen im Fenster
den Speicherort der Datei. Beim Verknüpfen erstellt hed.dress.net
einen neuen Bericht. In diesem Bericht steht der Verweis auf die Verknüpfung.
Sie können in diesen Bericht anschließend auch Eintragungen vornehmen. Sie
können mit dem Pfeil neben dem Blatt auch im Einzelfall bestimmen, ob die
Datei angehängt oder verknüpft werden soll.
Um die angehängte oder die verknüpfte Datei zu öffnen, klicken Sie doppelt auf das Icon
unter "Datei" oder Sie klicken auf das Öffnen-Symbol.
Wie klassifiziere ich Berichte:
Im Auswahlfeld (Combobox) Berichtsart können Sie Berichte
klassifizieren. Mit dem Pfeil-Button kommen Sie
zu einer Liste mit Vorschlägen. Welche Vorschläge Sie bekommen, bestimmen
Sie selbst. Sie clicken dazu mit der rechten Maustaste in das Feld. Oder Sie
gehen im Menue Einstellungen auf Berichte\Berichtsart. Sie
kommen dann zu einem Fenster, in dem Sie die Liste mit den Vorschlägen selbst zusammen
stellen. Sie sollten nicht zu viele Vorschläge in die Liste aufnehmen.
Jeder zusätzliche Vorschlag macht im täglichen Betrieb Arbeit. Wenn Ihnen
der Name "Berichtsart" nicht zusagt, können Sie das Feld auch
umbenennen. Weitere Hilfe finden Sie im Kapitel
Einstellungen\Adressen-Klassifikation.
Wann schreibe ich einen neuen Bericht:
Ein neuer Vorgang sollte in einem neuen Bericht festgehalten werden. Wollen
Sie statt dessen einen vorhandenen Bericht ändern, markieren Sie ihn in der oberen Liste
und ändern ihn dann.
1. Bsp: Sie haben ein Angebot gemacht und das in einem Bericht festgehalten. Der Kunde erteilt
später den Auftrag
mit kleinen Änderungen. Sie entscheiden selbst, ob Sie den bisherigen Bericht
ergänzen oder einen neuen Bericht erzeugen. Eine Änderung des bisherigen
Berichts hält die Zahl der Berichte kurz.
2. Bsp: Der Kunde fragt nach einem Auftrag und gibt das Auftrags-Datum an. Wenn Sie für den Auftrag einen neuen Bericht
geschrieben haben, ist dieser Bericht mit eigenem Datum und der Berichtsart
"Bestellung" in der Berichte-Liste zu finden.
So suche ich nach Berichten mit einem bestimmten Datum oder Inhalt:
Sie gehen auf die Seite
und klicken auf
und dann in der Buttonleiste auf Berichte, Wiedervorlage oder Verschiedenes.
Sie haben dort vielfältige Suchoptionen. Bsp: Sie
wissen den Namen des
Kunden nicht mehr, der in der letzten Woche eine spezielle Frage hatte. Sie
haben diese Frage in einem neuen Bericht festgehalten und suchen jetzt einfach
nach dem Kontakt-Datum. Oder Sie suchen nach einem Wort im Berichtstext. Ein
Wortteil genügt. Die Suchoptionen finden Sie in Arbeiten mit
hed.dress.net\Suchen
und Finden beschrieben.
Sie können mit diesen Eigenschaften, Listen zusammenstellen, um Z.B.
- die Adressen zu löschen, für die in den letzten Jahren keine
Berichte mehr erstellt wurden.
- um einen Weihnachtsgruß an alle Kunden zu senden, mit denen Sie
im letzten Jahr Kontakt hatten.
Wiedervorlagen
Wenn Sie eine bestimmte Angelegenheit im Auge behalten wollen, tragen Sie
mit dem Button 
ein Wiedervorlage-Datum ein. Um sich mit dem Wiedervorlage-System vertraut zu
machen, lesen Sie das Kapitel Wiedervorlage.
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