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- hed.dress.net 2012 - Handbuch -

Druckarten

Mit hed.dress.net können Sie Listen, Adressakten, Personenakten und Berichte drucken.

Beim Drucken geht es immer darum, die Daten einer Anwendung - hier: hed.dress.net - übersichtlich auf einer DIN-A4-Seite zu verteilen. hed.dress.net benutzt dazu Microsoft Word. Wenn Sie mit hed.dress.net drucken, wird ein Word-Dokument erstellt und mit Word angezeigt. Das Word-Dokument kann gedruckt werden, Sie können es aber auch bearbeiten und speichern.

Die Benutzung von Microsoft Word für die Druckfunktionen bietet auch den Vorteil, dass Sie das Aussehen der Ausdrucke nach eigenen Wünschen gestalten können. Das erfordert allerdings fortgeschrittene Word-Kenntnisse und wird in einem folgenden Kapitel beschrieben.

Zunächst eine Übersicht über die Druckfunktionen:

Druck-Art	Beschreibung
Adressakte	Vollständiger Ausdruck aller Daten zu einer Adresse auf einer oder mehreren Seiten. Wenn die Adressakten mehrerer Adressen gedruckt werden, wird für jede Adresse eine neue Seite begonnen. Der Ausdruck enthält in dieser Reihenfolge: Alle Daten der Adresse und der Hauptperson Alle zusätzlichen Personen zu dieser Adresse Alle Berichte zu dieser Adresse
Adressakte ohne Berichte	Vollständiger Ausdruck aller Daten (augenommen: Berichte) zu einer Adresse auf einer oder mehreren Seiten. Wenn die Adressakten mehrerer Adressen gedruckt werden, wird für jede Adresse eine neue Seite begonnen. Der Ausdruck enthält in dieser Reihenfolge: Alle Daten der Adresse und der Hauptperson Alle zusätzlichen Personen zu dieser Adresse
Telefonliste	Listenartiger Ausdruck mit folgenden Daten: Firma Nachname Vorname Tel 1 Tel 2 Handy Mit "listenartig" ist in diesem Zusammenhang gemeint, dass erst dann eine neue Seite begonnen wird, wenn das aus Platzgründen erforderlich ist.
Internetliste	Listenartiger Ausdruck mit folgenden Daten: Firma Nachname Vorname WWW Email Textfeld 4 (könnte z.B. zu EMail2 umbenannt werden)
Tagesberichte	Druck aller Berichte, die innerhalb eines frei wählbaren Zeitraumes erstellt wurden. Diese Druckart eignet sich z.B. auch als Tätigkeitsnachweis für einen Tag oder eine Woche. Die Vorgabe bestimmter Zeiträume (z.B. "letzte Woche") wird durch Buttons erleichtert. Zu jedem Bericht werden auch die wichtigsten Daten des jeweiligen Ansprechpartners ausgegeben: Firma Adresse Name der Person Tel, Handy, Email Die Druckart Tagesbericht stellt einen Sonderfall dar, weil die Auswahl der Berichte über ein dafür vorgesehenes Fenster gemacht wird.
Personenakte	Eine Personenakte wird gedruckt, wenn Sie auf der -Seite  auf den Druckbutton clicken. Der Ausdruck gleicht der Adressakte mit folgenden Unterschieden: Bei der Anschrift der Firma wird nicht die Hauptperson sondern die gerade auf der Personenseite gewählte Person ausgegeben. Die anderen Personen, die auch zu dieser Adressen gehören, werden nicht mit ausgegeben.

Drucken starten

Es gibt zwei Arten, wie Sie einen Ausdruck starten können:

Druckfunktion	Beschreibung
Menü Datei:	Wenn Sie über das Menü Datei drucken, hängt es von der aktuellen Seite ab, auf welche Adressen sich die Druckfunktion bezieht: Es werden die Adressen gedruckt, die sich im aktuellen Suchergebnis befinden. Sie sollten diese Funktion hauptsächlich für Listendrucke benutzen. Wenn Sie z.B. eine Suche nach allen Kunden gemacht haben, können Sie so eine Telefonliste dieser Adressen drucken. Die Druckfunktion bezieht sich auf die gerade aktuelle Adresse. Das ist in erster Linie für den Druck einer Adressakte sinnvoll.
	Auf verschiednen Seiten und in einigen Fenstern finden Sie diesen Button. Es werden jeweils  die dem Fenster entsprechenden Daten gedruckt: Adressakte drucken Personenakte drucken Bericht drucken Geburtstagskalender drucken. Mit der rechten Maustaste auf dem Druck-Button können Sie wahlweise eine alphabetisch oder kalendarisch sortierte Liste drucken.

Ablauf beim Drucken

Der Ablauf ist vollautomatisch. Wenn Sie den Ausdruck starten, passiert folgendes:

1. hed.dress.net exportiert die zu druckenden Daten.
2. hed.dress.net startet Microsoft Word und öffnet die jeweilige Druckvorlage, z.B. AdressAkte.DOC oder Telefonliste.DOC. Ausserdem wird die Word-Vorlage hed.dress.net.Normal.DOT geladen.
3. Microsoft Word startet ein Makro, das automatisch aus der Vorlage und den von hed.dress.net exportierten Daten einen Druckreport erstellt.
4. Microsoft Word speichert den Druckreport als Word-Dokument ab und beendet sich.
5. hed.dress.net startet Word ein zweites Mal und öffnet die in Schritt 4.) erstellte Datei.

Sie können diese Datei nun drucken, bearbeiten und unter anderem Namen speichern. Eine solche Datei könnten Sie z.B. auch per Email verschicken. Sebstverständlich könnten Sie Word auch einfach beenden, ohne die Datei zu drucken.

Es spielt keine Rolle, wenn Sie Word gleichzeitig benutzen um einen Brief zu schreiben.

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